BẢNG THEO DÕI CÔNG VIỆC
Hướng dẫn dành cho giám đốc & quản lý
Toàn cảnh: 8 màn hình
| Màn hình | Trả lời câu hỏi gì |
|---|
| Tổng quan | Hôm nay cả công ty đang thế nào? Ai quá hạn? Ai chờ tôi nghiệm thu? |
| Việc chờ | Những việc sắp phải làm nhưng chưa giao ai — sổ tay của sếp |
| Bảng việc | Kéo–thả theo trạng thái, nhìn cả đội trong một màn hình |
| Danh sách | Lọc, tìm, sắp xếp, xuất Excel |
| Lịch | Tháng này việc nào đến hạn ngày nào |
| Ma trận ưu tiên | Việc nào làm ngay, việc nào giao bớt, việc nào nên bỏ |
| Vật tư | Tháng này đã dùng hết bao nhiêu dây, bao nhiêu camera, lệch chỗ nào |
| Báo cáo | Ai làm được việc, ai hay trễ, loại việc nào hay tắc |
Tổng quan — mở đầu ngày là nắm được toàn bộ
Ba con số nhìn trước tiên mỗi sáng
Của tôi quá hạn · Chờ tôi nghiệm thu (anh em đã báo xong,
đang đợi mình duyệt) · và ô Cả công ty quá hạn ngay bên dưới.
Nghiệm thu trong ngày thì anh em không phải chờ, số liệu cũng sạch.
Hướng dẫn giám đốc & quản lýTrang 1
Giao việc
Nút + Tạo việc ở thanh trên cùng
1
Ba ô tối thiểu
Tên việc · Người thực hiện ·
Hạn chót. Thiếu hạn chót thì phần mềm không chấm được đúng hạn hay trễ.
2
Điền thêm được thì càng tốt
Loại việc, dự án / khách hàng, địa điểm, ước lượng số giờ — đây chính là thứ sau này
cho ra báo cáo “loại việc nào hay trễ”, “khách nào tốn công nhất”.
3
Chia bước & khai vật tư
Mỗi dòng trong ô Chia bước là một việc con — thợ tick dần, tiến độ tự chạy.
Vật tư có thể khai sẵn hoặc để thợ tự khai lúc lấy hàng.
4
Đánh dấu Quan trọng / Khẩn cấp
Hai ô này quyết định việc nằm ô nào trong Ma trận ưu tiên.
Form tạo việc — để ý nút ⏳ Cất vào Việc chờ ở chân form
Việc lặp lại — khai một lần dùng mãi
Bảo trì định kỳ thì chọn Lặp mỗi 3 tháng. Vừa bấm hoàn thành,
phần mềm tự sinh việc kỳ sau với hạn đã dời đúng chu kỳ, các bước reset về chưa làm.
Không bao giờ quên lịch bảo trì của khách nữa.
Hướng dẫn giám đốc & quản lýTrang 2
Việc chờ — sổ tay của sếp
Nghĩ ra việc gì gõ ngay vào, khỏi sợ quên
Việc chưa biết giao ai, chưa có hạn thì đừng để trong đầu — gõ vào sổ Việc chờ.
Việc trong sổ này không bị tính quá hạn, không vào báo cáo của ai, vì chưa giao cho ai cả.
Gõ một dòng, bấm Enter là xong
Ba lối đưa việc vào sổ chờ
| # | Cách | Dùng khi |
|---|
| 1 | Vào mục Việc chờ → gõ tên việc → Enter |
Nhanh nhất |
| 2 | Bấm + Tạo việc → điền → bấm ⏳ Cất vào Việc chờ |
Đang định giao thì thấy chưa đến lúc |
| 3 | Mở việc đang chạy → ⏳ Cất lại vào Việc chờ |
Việc phải hoãn vô thời hạn — thôi bị tính quá hạn |
Khi nào làm thì bấm “Giao việc →”
Form mở ra với con trỏ sẵn ở ô người thực hiện, trạng thái đặt sẵn Mới.
Chọn người + hạn rồi Lưu — việc rời sổ chờ và người đó nhận thông báo ngay.
⏰ Đặt nhắc cho việc chờ
Mỗi dòng có nút “+ Đặt nhắc”. Chọn giờ hoặc bấm nhanh
Sau 1 giờ · Sau 3 giờ · Sáng mai 8h, chọn nhắc ai — đến giờ máy báo về điện thoại.
Người được nhắc phải đã bật thông báo trên máy của họ.
Hộp đặt nhắc
Ai được ghi vào sổ Việc chờ?
Mặc định: giám đốc và quản lý. Muốn cho thêm ai — ví dụ tổ trưởng hay
nghĩ ra việc — thì vào Nhân sự → Sửa người đó → tick quyền
“Thêm & quản lý Việc chờ”, không cần nâng lên làm Quản lý.
Hướng dẫn giám đốc & quản lýTrang 3
Nhân sự & phân quyền
Chỉ giám đốc làm được
Mở tài khoản cho nhân viên
Nút “+ Tạo tài khoản cho nhân viên” có ở 4 chỗ: góc phải màn hình Tổng quan,
thẻ mời giữa Tổng quan, đầu trang Nhân sự, và trong mục tài khoản.
Chỉ cần gõ họ tên — phần mềm tự gợi ý tên đăng nhập không dấu (Trần Quốc Vũ → vut),
bấm “Tạo hộ” là sinh luôn mã PIN. Lưu xong hiện thẻ đăng nhập,
bấm “Sao chép để gửi Zalo” rồi dán cho nhân viên.
Hoặc để nhân viên tự đăng ký
Ở màn hình đăng nhập có nút “Chưa có tài khoản? Tự tạo tài khoản”.
Tài khoản họ tự tạo bị khoá cho tới khi anh bấm Duyệt — thẻ đỏ hiện ngay đầu màn hình
Tổng quan kèm tên, số điện thoại, phòng ban. Bấm Duyệt là họ vào được, Từ chối là xoá hẳn.
Phải duyệt vì ai có đường link cũng tự tạo được tài khoản — không duyệt thì người lạ cũng xem được
việc và khách hàng của công ty.
Ba vai trò và quyền chi tiết
| Quyền | Giám đốc | Quản lý | Nhân viên |
|---|
| Giao việc cho người khác | ✓ | ✓ | – |
| Nghiệm thu việc (bấm Hoàn thành) | ✓ | ✓ | – |
| Thêm & quản lý Việc chờ | ✓ | ✓ | – |
| Xem báo cáo & nhật ký cả công ty | ✓ | ✓ | – |
| Xem tổng hợp vật tư công ty | ✓ | ✓ | ✓ |
| Xoá việc của người khác | ✓ | – | – |
| Quản lý nhân sự & cài đặt công ty | ✓ | – | – |
Đó chỉ là mặc định. Vào Nhân sự → Sửa một người, kéo xuống mục
Quyền chi tiết rồi tick / bỏ tick từng quyền cho riêng người đó.
Giám đốc luôn toàn quyền, không tắt được — để không bao giờ có chuyện
lỡ tay tự khoá mình ra ngoài.
Nhân viên nghỉ việc: Sửa → chọn Khoá tài khoản (đừng xoá) —
việc cũ vẫn giữ tên họ trong báo cáo, chỉ là không đăng nhập được nữa.
Quyền chi tiết từng người
Hướng dẫn giám đốc & quản lýTrang 4
Vật tư & nối kho KiotViet
Mang đi − mang về = đã dùng thực tế
Cộng theo tên vật tư, lọc theo kỳ / người / dự án, xuất Excel
Cột “Lệch” là chỗ đáng nhìn nhất
Mang đi 5 camera, mang về 1 → lẽ ra dùng 4. Nhưng thợ khai chỉ lắp 3
→ phần mềm hiện lệch 1 màu cam. Một cái hỏng hoặc thất lạc — biết ngay trong ngày
chứ không đợi cuối tháng kiểm kho.
Nối với kho KiotViet
Nối vào thì thợ khai vật tư chọn từ danh mục thật của kho: tự điền đơn vị tính và
hiện “kho còn N” — hết hàng thì chữ đỏ.
1
Lấy 3 thông tin trong KiotViet
Vào Thiết lập cửa hàng → Thiết lập kết nối API, lấy
Client ID, Client Secret, Retailer (tên gian hàng).
2
Dán vào Cài đặt
Trong phần mềm: Cài đặt → Nối kho hàng KiotViet.
3
Kiểm tra rồi lấy hàng về
Bấm Kiểm tra kết nối — nối được thì hiện thử vài mặt hàng.
Rồi bấm ⭳ Lấy toàn bộ hàng về. Chọn “Bật” thì mỗi sáng tự lấy lại.
Cài đặt → Nối kho
Phần mềm chỉ ĐỌC kho về, không ghi gì sang KiotViet
Không trừ kho, không tạo phiếu, không sửa sổ sách bên đó.
Số “đã dùng” vẫn là do thợ khai trong phần mềm này.
Nếu trong KiotViet không thấy mục Thiết lập kết nối API thì gói đang dùng chưa có API,
phải hỏi KiotViet nâng gói.
Hướng dẫn giám đốc & quản lýTrang 5
Báo cáo & nếp làm việc
Nhìn số để quản, không quản bằng cảm giác
Màn hình Báo cáo trả lời được gì
- Ai đang gánh nhiều việc nhất, ai đang rảnh — chia lại việc cho đều.
- Tỉ lệ đúng hạn của từng người, từng phòng ban, từng loại việc.
- Loại việc nào hay trễ nhất — chỗ đó cần thêm người hoặc sửa quy trình.
- Nhịp việc 14 ngày: mỗi ngày tạo bao nhiêu, xong bao nhiêu.
- Điểm hiệu suất từng người và số cảnh báo — cách chấm ở trang 7.
Chọn kỳ ở góc phải: hôm nay / tuần này / tháng này / quý này / 30 ngày / toàn bộ.
Bấm Xuất Excel (CSV) để lưu hoặc gửi đi.
Tỉ lệ đúng hạn chỉ đúng khi việc CÓ đặt hạn chót
Việc không đặt hạn thì phần mềm không chấm điểm được.
Giao việc thì luôn đặt hạn, kể cả hạn rộng.
Bảng việc — kéo thẻ sang cột khác là đổi trạng thái
Nếp làm việc đề nghị cả công ty theo
| # | Quy ước |
|---|
| 1 | Mọi việc giao cho nhau đều đưa lên phần mềm, không giao miệng rồi thôi |
| 2 | Giao việc là đặt hạn chót |
| 3 | Đi làm bấm Bắt đầu làm, xong bấm Xong, chờ duyệt — ngay trong ngày |
| 4 | Có vật tư thì khai đủ mang đi và mang về |
| 5 | Vướng gì viết vào ô trao đổi của việc, đừng chỉ nhắn Zalo riêng |
| 6 | Sếp nghiệm thu trong ngày để anh em không phải chờ |
Ba tuần đầu nên làm thế này
Tuần 1: chỉ yêu cầu bấm Bắt đầu làm và Xong, chờ duyệt. Đừng đòi hỏi gì thêm.
Tuần 2: thêm khai vật tư mang đi – mang về.
Tuần 3: mở Báo cáo ra xem cùng anh em, chỉ cho họ thấy tỉ lệ đúng hạn
của chính mình. Lúc đó phần mềm mới thành thói quen.
Hướng dẫn giám đốc & quản lýTrang 6
Cảnh báo, dự án & đánh giá hiệu suất
Anh em biết việc nào phải làm trước — sếp biết ai đang cần giúp
⚠ Cảnh báo trên từng việc
Việc nào có vấn đề thì hiện huy hiệu ⚠ 2 (số cảnh báo) trên thẻ ở Bảng việc,
Danh sách (cột ⚠ bấm để sắp xếp) và Tổng quan — ô Việc tôi làm có cảnh báo, danh sách việc của tôi
xếp việc nhiều cảnh báo lên đầu. Máy tự soi, không ai phải bấm:
| Dấu hiệu | Khi nào hiện |
|---|
| Quá hạn | Qua hạn chót mà chưa xong — ghi luôn trễ mấy ngày |
| Hạn hôm nay / ngày mai | Sắp tới hạn |
| Chậm tiến độ | Qua quá nửa thời gian mà tiến độ tụt sau hơn 30 điểm (VD qua 80% thời gian, mới xong 40%) |
| Ưu tiên cao chưa bắt đầu | Việc ⚡ Khẩn cấp / ưu tiên cao còn ở trạng thái Mới |
| 3 ngày chưa cập nhật | Việc Mới / Đang làm mà 3 ngày không ai đụng tới |
| Chưa giao cho ai | Việc đã tạo nhưng chưa có người làm |
| Bị cảnh báo n lần | Số lần người giao bấm cảnh báo tay (bên dưới) |
Cảnh báo tay: nút “⚠ Cảnh báo người làm”
Mở việc → khung cảnh báo → gõ lý do (VD “khách giục, cần xong trước 17h”) → bấm ⚠ Cảnh báo người làm.
Người làm nhận thông báo trên điện thoại; lần cảnh báo ghi vào nhật ký của việc và trừ điểm kỷ luật.
Chỉ người giao việc hoặc người có quyền giao việc bấm được; việc phải đang làm dở và đã có người làm;
không tự cảnh báo việc của mình (trừ giám đốc); hai lần bấm cách nhau ít nhất 2 phút.
📁 Danh sách chia theo dự án
Màn Danh sách mặc định gom việc theo từng dự án / khách. Đầu mỗi khối ghi số việc, % đã xong, số việc
quá hạn và số cảnh báo — bấm đầu khối để gập/mở. Nút 📁 Chia theo dự án: Bật/Tắt để về danh sách liền một mạch;
mỗi máy tự nhớ lựa chọn. Muốn việc vào đúng khối thì lúc giao điền ô Dự án / công trình.
🏅 Báo cáo → Đánh giá hiệu suất nhân sự
Mỗi người được chấm một điểm trên 100 cho kỳ đang chọn ở góc phải (tuần, tháng, quý…), kèm xếp loại và nhận xét tự viết.
| Thành phần | Trọng số | Tính thế nào |
|---|
| Đúng hạn | 40% | Tỉ lệ việc xong đúng hạn trong kỳ |
| Hoàn thành | 30% | Số việc đã xong ÷ số việc đã tới hạn (đã xong + đang quá hạn) |
| Kỷ luật | 30% | Bắt đầu 100 điểm, trừ 15 mỗi việc đang quá hạn, trừ 10 mỗi lần bị cảnh báo trong kỳ |
Xếp loại: Xuất sắc ≥ 85 · Tốt ≥ 70 · Đạt ≥ 50 · dưới 50 là Cần cải thiện. Huy chương 🥇🥈🥉 chỉ trao cho người từ 70 điểm.
Ai có dưới 2 việc đã xong / đã tới hạn thì ghi Chưa đủ dữ liệu; thành phần nào chưa có số thì bỏ và chia lại trọng số.
Ví dụ: đúng hạn 90% · xong 9/10 việc tới hạn (90%) · đang trễ 1 việc, bị cảnh báo 1 lần → kỷ luật 100 − 15 − 10 = 75
→ điểm = 0,4×90 + 0,3×90 + 0,3×75 ≈ 86 — Xuất sắc.
Điểm để nói chuyện, không phải để phạt
Xem bảng này cùng anh em (tuần 3 của lộ trình); cột Nhận xét chỉ ra ai đang ôm việc trễ cần chia bớt.
Hướng dẫn giám đốc & quản lýTrang 7
Bản cài trên máy tính — bản quyền
Chỉ áp dụng khi dùng bản cài Windows. Bản dùng trên web không cần mã kích hoạt.
1
Dùng thử 30 ngày — không cần làm gì
Cài xong, mở phần mềm là tự vào dùng thử 30 ngày (máy tính cần có Internet lần mở đầu tiên).
Cài lại không được thêm ngày dùng thử.
2
Nhập mã kích hoạt khi đã mua
Mã nhận qua Zalo 0913 899 288, dạng CV-XXXX-XXXX-XXXX, dùng 12 tháng. Dán mã vào ô
Mã kích hoạt ngay lúc cài, hoặc trong phần mềm: Cài đặt → 🔑 Bản quyền → ô nhập mã →
Kích hoạt. Đang dùng thử vẫn nhập sớm được. Chỉ nhập mã trên chính máy tính cài phần mềm.
3
Hết thử hoặc hết hạn thì phần mềm khoá
Mở lên chỉ còn trang kích hoạt (ảnh bên phải): nhập mã rồi bấm Kích hoạt là dùng tiếp.
Dữ liệu vẫn còn nguyên, không mất việc nào. Hướng dẫn sử dụng vẫn mở được.
| Mỗi mã dùng cho |
|---|
| 💻 1 máy tính | Máy cài phần mềm (máy chủ trong công ty). Máy tính khác mở qua wifi sẽ bị chặn. |
| 📱 1 điện thoại | Điện thoại đầu tiên mở phần mềm qua wifi. Điện thoại thứ hai hiện trang “Đã dùng đủ số điện thoại”. |
Trang kích hoạt khi hết dùng thử
Cài đặt → 🔑 Bản quyền: tình trạng, hạn dùng, thiết bị đang dùng, nút Gỡ, Kiểm tra lại, nhập mã
Đổi điện thoại, đổi máy
Giám đốc vào Cài đặt → 🔑 Bản quyền trên máy tính cài phần mềm → bấm Gỡ ở thiết bị cũ →
mở phần mềm trên thiết bị mới là vào được ngay. Không gỡ được chính máy tính đang chạy phần mềm —
muốn chuyển phần mềm sang máy tính khác thì nhắn Zalo 0913 899 288.
Cần Internet lúc kích hoạt và ít nhất 5 ngày một lần
Máy tính cài phần mềm cần có mạng lúc kích hoạt, lúc có điện thoại mới vào và
ít nhất 5 ngày một lần để phần mềm tự kiểm tra bản quyền. Quá 5 ngày không có mạng thì phần mềm tạm khoá —
nối mạng rồi bấm Kiểm tra lại. Đừng chỉnh lùi ngày giờ trên máy tính.
Hướng dẫn giám đốc & quản lýTrang 8